Gestire una grande mole di documentazione cartacea può portare a molte problematiche, come quelle dovute alla mancanza di spazio necessario per l’archiviazione di una grande mole di dossier e faldoni o come quelle dovute agli errori grossolani che vengono commessi da chi ha il compito di immettere i dati contenuti in questi documenti in formato digitale.
Per questo motivo sono nati strumenti molto utili per risolvere queste e altre problematiche, che si possono trovare su Datasis.
La lettura ottica che velocizza e fa risparmiare
Sul sito datasis.it si trovano sistemi software molto efficienti, come ad esempio quello per la lettura ottica. Di cosa si tratta? Si tratta di un software che in maniera istantanea, immettendo semplicemente la documentazione nello scanner, riesce a digitalizzare ed elaborare i dati, evitando così di doverli inserire manualmente all’interno dell’elaboratore.
Inoltre, i dati elaborati vengono, attraverso un altro software, archiviati, protocollati e profilati, il tutto in maniera rapida ed efficiente.
Ovviamente ciò porta anche ad un risparmio economico, in quanto si riducono drasticamente i costi di archiviazione e di stampa.
Software OCR: fino al 95% di efficienza in più rispetto all’archiviazione manuale
Per la lettura ottica vengono utilizzati vari software OCR (Optical Character Recognition), che possono variare a seconda delle esigenze, in grado di elaborare non solo documenti scritti a mano libera, per la quale c’è fino al 90% di accuratezza (sia per caratteri alfabetici che numerici), ma anche fatture, documenti di trasporto e Bar Code!
Rispetto ai documenti scritti a mano, per la quale l’accurettezza è alta ma non ha ancora raggiunto il 100%, per la documentazione stampata in alta qualità l’accuratezza è praticamente a livelli massimi.
Si sta lavorando anche su un software OCR in grado di riconoscere la scrittura in corsivo, in quanto attualmente le soluzioni esistenti sono poco accurate ed efficienti, vista anche la complessità nel riconoscere i vari tipi di calligrafia e scrittura.
La gestione documentale sicura ed efficiente
Anche la gestione documentale, come accennato prima, è sicura ed efficiente. Infatti, attraverso un semplicissimo scanner, avviene una protocollazione digitale istantanea, in grado anche di riconoscere il tipo di documento e catalogarlo insieme ad altri simili o uguali per tipologia o informazioni riportate. Molto utile ed efficiente anche il trattamento e l’archiviazione delle immagini con l’image processing.
Avere un archivio elettronico risolve uno dei problemi accennati ad inizio articolo, ovvero quello dello spazio in ufficio, in quanto con i software offerti da Datasis si può iniziare a dire addio a quelle intere stanze dedicate solo ed esclusivamente all’archiviazione di ogni genere di documentazione.
Datasis, con sede in Italia, ad Albiolo, provincia di Como è già stata scelta da molte aziende leader in Italia e offre per qualsiasi tipo di esigenza la soluzione più adatta. Il sito web, raggiungibile all’indirizzo https://www.datasis.it è ben organizzato e molto semplice da consultare, con tutte le spiegazioni necessarie sui servizi offerti e nella sezione “contatti” compaiono tutti i recapiti necessari per mettersi in contatto con lo staff.