Un software OCR, spiegato nella maniera più semplice, è un programma che si occupa di trasformare quelle che sono, di fatto, immagini (la scansione di un documento infatti produce quello che per un computer è un disegno, non un testo) in una serie di caratteri riconosciuti, che possono essere quindi salvati come un testo e in seguito elaborati, letti e modificati. In pratica, un software OCR trasforma documenti di carta in documenti digitali.
Non è difficile immaginare come questa funzione renda i software OCR strumenti utilissimi nei settori più diversi. È possibile digitalizzare tutto: dalle ricevute delle vendite alla posta, da importanti documenti di lavoro a qualsiasi vecchia pratica ancora svolta a mano e mai trasformata in formato digitale. La creazione di un archivio digitale, quindi ridotto per dimensioni e soprattutto efficiente nel recupero di qualsiasi dato, era un tempo un’operazione mastodontica, pressochè impensabile se non nelle strutture che potessero dedicarvi il lavoro di decine e decine di persone; oggi, il sistema intelligente dei software OCR trasforma in testo digitale, sul quale è possibile operare, tutti gli elementi dei documenti cartacei. E per le aziende che operano in più lingue, esistono software dotati di appositi supporti, che li rendono capaci di convertire documenti redatti non soltanto in Italiano, ma anche in lingue come l’inglese o il tedesco, e perfino con altri alfabeti, come il Russo o il Cinese. E naturalmente, il risultato può essere reso in molti diversi formati digitali, dai tradizionali Word ed Excel al testo semplice fino all’HTML.
Rispetto al tradizionale impiego di una o più figure professionali deputate alla trascrizione e all’archiviazione, i vantaggi sono assolutamente lampanti e massicci. Il primo è fuor di dubbio la rapidità: nel tempo in cui anche il più abile operatore umano può convertire un documento intero di medie dimensioni, un buon software OCR ne avrà acquisiti e convertiti dozzine e dozzine. Lo stesso margine d’errore, che un tempo era a sfavore del programma, oggi è invece tanto ridotto da esser quasi trascurabile. Oltre a questo, poi, ci sono da considerare i costi: sul lungo termine un software OCR sarà sempre più economico rispetto ad un operatore umano, soprattutto con le licenze che si stanno diffondendo e che legano i costi all’effettivo utilizzo.
