Se pensi che realizzare un evento sia un gioco da ragazzi, ti sbagli di grosso.
Aziende come Nosilence agenzia eventi per location matrimoni, si impegnano per mesi al fine di progettare e realizzare la festa che hai sempre desiderato, qualsiasi sia la sua tipologia.
In questo articolo abbiamo deciso di dirti tutto quello che devi sapere per realizzare un evento da sogno, poiché sono proprio i dettagli che fanno la differenza e rendono il momento indimenticabile per i protagonisti e per gli ospiti.
Come organizzare un evento da sogno
– Studia la location prima di progettare buffet e intrattenimento
Se il desiderio degli sposi è creare un matrimonio emozionante e allo stesso tempo divertente, il primo passo da compiere è studiare con attenzione la location, per poterla sfruttare al meglio.
Solo in questo modo potrai comprendere il reale spazio da destinare ai tavoli, al buffet e alla consolle della musica, immaginando giù dove posizionare la band, le bomboniere o il photobooth.
Se, per problemi logistici, non fosse possibile eseguire un sopralluogo preventivo, richiedi per tempo l'invio di una planimetria e progetta su carta.
– Quantifica gli ospiti e chiedi conferma con anticipo della loro presenza
Un evento troppo affollato in un ambiente ristretto può far perdere tutta la magia del momento, così come uno spazio ampio e dispersivo per pochi intimi.
Nella scelta della location, quindi, è essenziale valutare quante persone saranno presenti, facendo partire per tempo gli inviti e chiedendo conferma con un certo anticipo.
Lo scopo è creare un clima confortevole per tutti, fare in modo che ci siano sedute adeguate e che il cibo sia sufficiente a soddisfare gli invitati.
– Personalizza l'ambiente secondo i desideri del cliente
L'evento, che sia una cena aziendale, un matrimonio o una festa di compleanno, deve rispecchiare i gusti del cliente e la sua idea.
Tuttavia, puoi suggerire delle idee originali, come il tema circus, quello foresta incantata, candy, viaggi o film, curando ogni dettaglio per creare un ambiente armonico e dal sicuro effetto wow.
Per quanto riguarda i matrimoni, opta per colori chiari e soffusi, ma non scontati, come il verde salvia, che richiama la natura e un mood bucolico decisamente raffinato.
Puoi osare con toni più intensi e fluo per una festa di 18 anni o un compleanno speciale, mentre è preferibile mantenersi sul sobrio, ma non banale, per un evento aziendale.
– L'importanza del cibo per tutti i presenti
Quando si organizza un evento, il cibo non è mai un dettaglio da sottovalutare, sia per quanto riguarda il sapore sia la sua presentazione.
Se hai la possibilità di servire un pasto al tavolo, per la presenza di un numero ristretto di invitati o per una location da matrimonio spaziosa, puoi sbizzarrirti con un menù articolato e cucinato.
Se invece si opta per un buffet, i finger food fanno sempre una splendida figura, soprattutto se realizzati come piccole opere d'arte da gustare anche con gli occhi.
Ogni evento richiede un buffet differente, ma sempre con l'accortezza di chiedere se tra gli invitati qualcuno ha esigenze particolari in termini di intolleranze e allergie alimentari.
– Via libera all'intrattenimento e allo show
Dimentica quegli eventi noiosi del passato, nei quali la cena sembrava infinita e sorprendevi gli ospiti a sbadigliare tra una portata e l'altra.
Gli eventi moderni sono divertenti e dinamici, richiedono la partecipazione degli ospiti e prevedono veri e propri spettacoli per creare magia.
Immagina quindi di veder arrivare improvvisamente trampolieri, ballerini, cantanti, acrobati, oppure di veder volare grandi bolle di sapone o assistere a spettacoli di magia.
Ogni evento può essere quindi diverso dall'altro e improntato sul divertimento e su uno show che non capita tutti i giorni di vedere.
I matrimoni non sono più solo celebrazioni solenni, ma prevedono karaoke, giochi a tema e la partecipazione attiva degli sposi, che fungono da veri e propri padroni di casa nel loro giorno speciale.
– Prevedi sicurezza e organizzazione
Dietro l'effetto spettacolare di ogni evento si nasconde una pianificazione precisa, che prevede anche un servizio di sicurezza idoneo in presenza di molti ospiti.
Eventi come le cene aziendali possono giovare della presenza di una reception, che accolga gli ospiti e li direzioni in modo corretto, evitando intrusioni fastidiose.
Inoltre, affidati a tecnici competenti per testare tutta l'attrezzatura ed evitare inconvenienti mentre coloro che devono parlare si trovano sul palco.
Fai in modo che i dettagli siano ok ed evita gli imprevisti che possono rovinare il tuo lavoro.
